El propósito del Departamento de Formación de Colecciones e Inventario es llevar a cabo, permanente y periódicamente, la revisión, reubicación, creación, desestimación e inventario de todas y cada una de las colecciones que conforman el acervo de la Biblioteca Nacional de México (BNM).
Objetivo
Llevar un registro preciso y completo de todos los recursos y materiales disponibles en las colecciones de la BNM.
Visión
Manejar un sistema de gestión de colecciones eficiente y efectivo, lo cual implica tener un inventario actualizado y preciso que refleje con precisión los recursos disponibles. Asimismo, incluye mejorar la organización de la Biblioteca, facilitar la búsqueda de materiales a los usuarios y optimizar tanto la planificación de adquisiciones como el descarte.
Meta
Garantizar la exactitud y actualización del catálogo, permitiendo que los usuarios y el personal de la Biblioteca accedan fácilmente a la información sobre los recursos disponibles. También incluye identificar posibles discrepancias entre el inventario y el catálogo, como libros perdidos o extraviados, y tomar medidas para corregirlas.
Importancia
- Gestión eficiente: un inventario preciso ayuda al personal a administrar y mantener sus colecciones de manera más efectiva. Permite realizar un seguimiento de los materiales en préstamo, identificar los recursos y planificar las adquisiciones futuras.
- Acceso a la información: un inventario actualizado y un catálogo preciso facilitan a los usuarios encontrar los materiales que necesitan. Los usuarios pueden buscar en el catálogo y obtener información precisa sobre la disponibilidad de los recursos y su ubicación en la Biblioteca.
- Seguimiento de recursos: el inventario permite rastrear los recursos y reducir las pérdidas. Al comparar el inventario con el catálogo, pueden identificarse rápidamente los materiales extraviados o perdidos, y tomar medidas para recuperarlos o reemplazarlos.
- Planificación y presupuesto: un inventario actualizado proporciona una visión clara de los recursos existentes en la Biblioteca. Esto ayuda en la planeación de adquisiciones futuras, en los descartes de materiales obsoletos y en la asignación de presupuestos de manera más efectiva.
Principales actividades
- Poseer estadísticas actualizadas sobre las existencias de los acervos de la BNM.
- Movimiento de acervos según las particularidades del material.
- Unificar los materiales dispersos en el acervo Contemporáneo y Reservado, con el fin de reubicarlos en sus respectivas colecciones.
- Conformación de nuevas colecciones.
- Actualización de los registros bibliográficos.
- Desestimación de materiales.
- Realización de inventario de forma permanente:
- Material retrospectivo.
- Material de nuevo ingreso, por concepto de Depósito Legal, compra y donación.
- Establecimiento de políticas y procedimientos en Aleph para las bibliotecas, colecciones e ítems.
- Etiquetado de los materiales.
- Cotejo del material impreso y digital en la base de datos Aleph.
Informes:
Lic. Martín R. Sandoval Cortés
Jefe del Departamento de Formación de Colecciones e Inventario
Tel. 55-5622-6999 ext. 48660
